仕事を効率良く進めるには時間管理が大切です。
時間管理を上手に行うことで、次のようなメリットが得られます。
- 目先の仕事に追われてあたふたすることがなくなる
- 残業を減らして趣味や好きなことにもっと多くの時間を割ける
本記事では、
「もっと効率良く仕事を進めたい」
「そのための時間管理の方法を知りたい」
と思っているあなた向けに、仕事効率化を実現できる時間管理の方法を5つ解説します。
さらに、時間管理に役立つツールも紹介していきます。
仕事を効率化する時間管理の5つの方法
仕事を効率化するための時間管理の方法は次の5つです。
それぞれの方法について、詳しく解説します。
方法①：タスクを洗い出す
仕事の時間管理でまずやるべきことは、タスクの洗い出しです。
時間管理の本質は、特定の時間の中でどんな行動をするかを管理することです。
行動を管理するには、「自分がどんなタスクを抱えているのか」「この先どんな行動が必要なのか」の全体像を把握する必要があります。
そのため、タスクを洗い出すことが上手な時間管理の第一歩なのです。
また、頭の中だけで「あれもやらなきゃ、これもやらなきゃ」と考えていると、膨大な仕事を抱えているような気持ちになってしまい、焦りが出て集中できなくなります。
自分が抱えているタスクを洗い出して見える化しておけば、自分が抱えているタスクの全体像が正確に把握でき、落ち着いて作業できるようになります。
方法②：タスクに優先順位をつける
タスクの洗い出しができたら、それぞれのタスクに優先順位をつけます。
優先順位をつけるとは、どの順番にタスクを実行するかを決めることです。
そのタスクの納期や重要度を考慮して、優先順位をつけましょう。
優先順位をつけておくことで、苦手な作業を後回しにしてしまったり、重要ではない作業に貴重な時間を割いてしまうことを防げます。
方法③：作業計画を立てる
タスクの優先順位がつけられたら、次はタスクの作業計画を立てましょう。
作業計画とは、どのタスクをいつやるかを決めることです。
タスクの優先順位に従ってタスクを並べて、それぞれのタスクをいつ実施するかを決めていきましょう。
作業計画を立てることで、「そのタスクがいつ完了できそうか」「納期に間に合いそうか」が判断できるようになります。
良い作業計画を立てるコツは「計画に余裕を持たせること」と「完璧な計画を立てようとしないこと」の2つです。
計画に余裕を持たせる
仕事には突発の作業や想定外のトラブルといった割り込みがつきものです。
ガチガチの作業計画を立ててしまうと、割り込みの作業に対応する隙間がなくなってしまいます。
割り込み作業が入ることも考慮して、余裕を持たせた計画にしましょう。
完璧な計画を立てようとしない
そもそも仕事の計画を完璧に立てることは不可能です。
仕事では、割り込み作業が入ったり、作業に思いのほか時間がかかったりすることが当たり前だからです。
完璧な計画を立てようとせず、日々計画を見直しながら作業するつもりで計画を立てましょう。
方法④：今やるべきタスクに集中する
作業計画を立てたら、計画に沿って作業します。
このとき大切なのは、今やるべきタスクに集中することです。
他のタスクを気にしながら作業すると、集中できずに生産性が低下してしまうからです。
他のタスクのことが気になっても、「それは後で考えよう」と割り切って、今やるべきタスクに集中するようにしましょう。
今やるべきタスクに集中するには、「ポモドーロ・テクニック」を使うのがオススメです。
ポモドーロ・テクニックとは「25分作業、5分休憩」を繰り返しながら作業を行うテクニックです。
脳が疲れる前に短い休憩を入れることで、長い時間継続して集中することが可能になります。
方法⑤：作業時間を計測する
一つの作業にどれくらい時間がかかったかを計測し記録することも、時間管理の重要なポイントです。
作業時間を計測することで、どんな作業にどれだけ時間がかかったのかを把握できるようになります。
自分の時間の使い方を把握することのメリットは次の2点です。
- 作業計画の精度が向上する
- 生産性を上げるためにどの作業を改善すればよいかがわかる
これらのメリットが、仕事の効率化をさらに向上させてくれます。
時間管理を簡単にするツール3選
ここからは、時間管理に使えるおすすめの無料ツールを3つ紹介していきます。
ツールを活用することで、時間管理をより簡単に行えます。
Focus To-Do
Focus To-Doは、タスク管理とポモロード・テクニックを組み合わせた無料ツールです。
プロジェクトごとのタスク一覧を簡単に作成でき、ポモドーロ・テクニックに従ってタスクの作業時間を計測できます。
スマホアプリ版やPCアプリ版、ブラウザー版(Google Chromeプラグイン)があり、それぞれのデータを同期できるため、いつでもどこからでもタスク管理や作業時間の計測が可能です。
OpenProj
OpenProj は、タスクの計画・実績を管理するための無料ツールです。
タスクごとの作業着手日、完了日、工数を管理でき、自動でガントチャートを生成できます。
Microsoft Projectと互換性があるため、Projectを使ったことがある人ならすんなり使いこなせます。
開発マイルストーン
開発マイルストーンは、タスクの計画・実績を管理できる無料のExcelツールです。
ガントチャートも自動で描画できます。
Excelツールのため専用アプリの導入が不要で、他の人と計画を共有しやすいのが特徴です。
まとめ
時間管理の方法は、次の5つです。
- 方法①：タスクを洗い出す
- 方法②：タスクに優先順位をつける
- 方法③：作業計画を立てる
- 方法④：今やるべきタスクに集中する
- 方法⑤：作業時間を計測する
時間管理に役立つオススメのツールは、次の3つです。
- Focus To-Do
- OpenProj
- 開発マイルストーン
これらのツールを活用しつつ時間管理の方法を実行することで、あなたの仕事の効率は劇的に向上します。
ぜひ、時間管理を実践してみてください。
